Equipamento de videoconferência para salas de reunião: qual escolher
Independentemente do tamanho da sala, da sua configuração e do equipamento audiovisual nela instalado, as reuniões têm de ser o mais produtivas possível e com o mínimo de problemas técnicos. É por isso que, se estiver à procura de equipamento de videoconferência para uma sala de reuniões, recomendamos qual escolher para que as suas videoconferências decorram sem problemas, sem falhas ou atrasos.
BYOD e BYOM
Os conceitos BYOD (Bring Your Own Device) e BYOM (Bring Your Own Meeting) tornaram-se muito populares nos últimos anos, uma vez que permitem a realização de videoconferências a partir de qualquer dispositivo (BYOD) e com qualquer sistema de videoconferência (BYOM). Desta forma, o utilizador torna-se o elemento principal das reuniões, ao contrário de outras soluções em que o elemento principal é a própria sala de reuniões ou a tecnologia.
Tipos de salas de reunião
Atualmente, é comum distinguir 3 tipos de configurações de salas:
I. Salas de reunião não equipadas
Estas salas são aquelas que não dispõem de recursos tecnológicos previamente instalados. Por conseguinte, a sua dimensão, capacidade e utilização devem ser estudadas antes de instalar um equipamento de videoconferência numa sala de reuniões.
II. Salas de reunião com fios
Este tipo de configuração é o mais comum, uma vez que a maioria das salas de reunião tem um ecrã, uma câmara e um sistema de áudio instalados. Para utilizar o ecrã, é necessário ligá-lo através de um cabo.
III. salas de reunião com equipamento fixo
Algumas salas de reuniões têm um sistema de configuração fixo, como uma sala Microsoft Teams.
Problemas das salas de reunião com equipamento fixo
As salas de reunião com equipamento fixo podem causar alguns inconvenientes aos seus utilizadores.
- Definições por defeito
Ao equipar uma sala de reuniões, é essencial procurar a facilidade de utilização para os seus utilizadores. Assim, se a sala tiver uma configuração padrão diferente daquela a que os utilizadores estão habituados, é mais difícil que se sintam confortáveis a utilizá-la e os incidentes de utilização aumentarão.
- Problemas com os cabos
Os cabos serão sempre um aspeto muito negativo do ponto de vista do utilizador. Nunca se sabe que cabo utilizar, que conetor é necessário, para onde vai cada cabo... Além disso, só há um cabo na sala, pelo que só um utilizador o pode utilizar.
- Como partilhar conteúdos
- Se a reunião for presencial e a sala tiver um ecrã interativo, o ecrã só pode ser partilhado com um cabo, pelo que, se houver vários utilizadores, nem todos podem partilhar. A solução utilizada por estes utilizadores é recorrer à videoconferência, mas esta não é a melhor nem a mais correcta.
- Partilhar conteúdos durante uma chamada de vídeo. Mesmo que o ecrã da sala esteja a ser partilhado, isso não significa que a chamada de vídeo também esteja a ser partilhada.
- Quando se pretende partilhar conteúdos através de um dispositivo móvel, os cabos da sala não podem ser utilizados para o fazer.
- Reuniões não planeadas
Quando uma reunião não é planeada ou programada, o tempo de preparação aumenta, uma vez que tem de ser marcada no local e surgem frequentemente problemas devido à falta de equipamento técnico (cabos, sistemas de videoconferência, etc.).
Benefícios das salas BYOD
As salas BYOD permitem que os utilizadores utilizem a sua configuração preferida em qualquer altura ou qualquer plataforma de videoconferência.
Existem dois tipos de salas BYOD:
- Salas BYOM com fios: requerem um cabo HDMI para partilhar conteúdos.
- salas BYOM sem fios: não são necessários cabos para ligar aos recursos da sala (como ecrãs, câmaras, altifalantes, microfones, etc.).
Equipamento de videoconferência para salas de reunião
Qualquer sistema de videoconferência é composto por três elementos: áudio, vídeo e um computador para executar a plataforma de videoconferência. Atualmente, para que as reuniões sejam eficientes, a configuração da sala deve permitir que os participantes na reunião utilizem os seus próprios dispositivos (BYOD), com as suas próprias plataformas de videoconferência (BYOM), em vez de terem computadores dedicados.
Mesmo assim, isto não é suficiente, porque se os utilizadores chegarem à sala e tiverem de procurar cabos para se ligarem à câmara ou para partilharem o seu ecrã com o ecrã principal da sala, perdem muito tempo e criam stress e frustração, porque nunca sabem qual é o cabo certo.
Por conseguinte, o próximo passo na instalação de equipamento de videoconferência para salas de reuniões é certificar-se de que o completa com um sistema de partilha sem fios, que permitirá aos utilizadores ligarem-se sem fios a todos os dispositivos periféricos instalados na sala (como ecrãs, câmaras, altifalantes, microfones...). Desta forma, os utilizadores podem partilhar ecrãs ou participar em videochamadas a partir do seu próprio equipamento sem ligar quaisquer cabos, utilizando os recursos da sala e tirando partido de todas as suas funcionalidades.
myTeam Sharer é o sistema de partilha sem fios da Laia, que transforma qualquer sala de videoconferência numa sala sem fios. Se precisar de ajuda para configurar o equipamento de videoconferência para um ou mais espaços de reunião, contacte-nos e aconselhá-lo-emos sobre a configuração que melhor se adapta às suas necessidades.
