Matériel de vidéoconférence pour salles de réunion : lequel choisir ?
Indépendamment de la taille de la salle, de sa configuration et de l'équipement audiovisuel qui y est installé, les réunions doivent être aussi productives que possible et se dérouler avec le moins de problèmes techniques possible. Ainsi, si vous recherchez un équipement de vidéoconférence pour une salle de réunion, nous vous recommandons celui qu'il convient de choisir pour que les vidéoconférences se déroulent sans heurts, sans défaillances et sans retards.
BYOD et BYOM
Les concepts BYOD (Bring Your Own Device) et BYOM (Bring Your Own Meeting) sont devenus très populaires ces dernières années, car ils permettent d'organiser des vidéoconférences à partir de n'importe quel appareil (BYOD) et avec n'importe quel système de vidéoconférence (BYOM). De cette manière, l'utilisateur devient l'élément principal des réunions, contrairement à d'autres solutions dans lesquelles l'élément principal est la salle de réunion elle-même ou la technologie.
Types de salles de réunion
Aujourd'hui, on distingue généralement trois types de configurations de chambres :
I. Salles de réunion non équipées
Ces salles sont celles qui ne disposent pas de ressources technologiques déjà installées. Il convient donc d'en étudier la taille, la capacité et l'utilisation avant d'installer un équipement de vidéoconférence dans une salle de réunion.
II. salles de réunion câblées
Ce type de configuration est le plus courant, car la plupart des salles de réunion sont équipées d'un écran, d'une caméra et d'un système audio. Pour utiliser l'écran, il est nécessaire de s'y connecter via un câble.
III. salles de réunion avec équipement fixe
Certaines salles de réunion ont un système d'installation fixe, comme les salles Microsoft Teams.
Problèmes des salles de réunion avec équipement fixe
Les salles de réunion dotées d'équipements fixes peuvent causer quelques désagréments à leurs utilisateurs.
- Paramètres par défaut
Lors de l'équipement d'une salle de réunion, il est essentiel de rechercher la facilité d'utilisation pour ses utilisateurs. Par conséquent, si la configuration par défaut de la salle est différente de celle à laquelle les utilisateurs sont habitués, il leur sera plus difficile de se sentir à l'aise et les incidents d'utilisation augmenteront.
- Problèmes de câbles
Les câbles constituent toujours un aspect très négatif du point de vue de l'utilisateur. On ne sait jamais quel câble utiliser, de quel connecteur on a besoin, où va chaque câble... De plus, il n'y a qu'un seul câble dans la pièce, donc un seul utilisateur peut l'utiliser.
- Comment partager le contenu
- Si la réunion se déroule en face à face et que la salle est équipée d'un écran interactif, l'écran ne peut être partagé qu'au moyen d'un câble, de sorte que s'il y a plusieurs utilisateurs, tous ne peuvent pas le partager. La solution utilisée par ces utilisateurs est de recourir à la vidéoconférence, mais ce n'est ni optimal ni la bonne chose à faire.
- Partage de contenu pendant un appel vidéo. Même si l'écran de la pièce est partagé, cela ne signifie pas que l'appel vidéo est également partagé.
- Lorsque vous souhaitez partager du contenu via un appareil mobile, les câbles présents dans la pièce ne peuvent pas être utilisés à cette fin.
- Réunions non planifiées
Lorsqu'une réunion n'est pas planifiée ou programmée, le temps de préparation augmente, car elle doit être programmée sur place et des problèmes surviennent souvent en raison du manque d'équipement technique (câbles, systèmes de vidéoconférence, etc.).
Avantages des salles BYOD
Les salles BYOD permettent aux utilisateurs d'utiliser à tout moment la configuration de leur choix ou n'importe quelle plateforme de vidéoconférence.
Il existe deux types de salles BYOD :
- les salles BYOM câblées: elles nécessitent un câble HDMI pour partager le contenu.
- salles BYOM sans fil: aucun câble n'est nécessaire pour se connecter aux ressources de la salle (écrans, caméras, haut-parleurs, microphones, etc.).
Équipement de vidéoconférence pour les salles de réunion
Tout système de vidéoconférence se compose de trois éléments : l'audio, la vidéo et un ordinateur pour faire fonctionner la plateforme de vidéoconférence. Aujourd'hui, pour que les réunions soient efficaces, la configuration de la salle doit permettre aux participants d'utiliser leurs propres appareils (BYOD), avec leurs propres plateformes de vidéoconférence (BYOM), plutôt que d'avoir des ordinateurs dédiés.
En effet, si les utilisateurs arrivent dans la salle et doivent chercher des câbles pour se connecter à la caméra ou pour partager leur écran avec l'écran principal de la salle, cela leur fait perdre beaucoup de temps et génère du stress et de la frustration, car ils ne savent jamais quel est le bon câble.
Par conséquent, l'étape suivante lors de l'installation d'un équipement de vidéoconférence pour les salles de réunion est de veiller à le compléter par un système de partage sans fil, qui permettra aux utilisateurs de se connecter sans fil à tous les périphériques installés dans la salle (tels que les écrans, les caméras, les haut-parleurs, les microphones...). De cette manière, les utilisateurs peuvent partager des écrans ou participer à des appels vidéo depuis leur propre équipement, sans avoir à brancher de câbles, en utilisant les ressources de la salle et en profitant de toutes ses fonctionnalités.
myTeam Sharer est le système de partage sans fil de Laia qui transforme toute salle de vidéoconférence en salle sans fil. Si vous avez besoin d'aide pour installer un équipement de vidéoconférence pour un ou plusieurs espaces de réunion, contactez-nous et nous vous conseillerons sur la configuration la mieux adaptée à vos besoins.
