Apparecchiature di videoconferenza per sale riunioni: quali scegliere
Indipendentemente dalle dimensioni della sala, dalla sua configurazione e dalle apparecchiature audiovisive installate, le riunioni devono essere il più possibile produttive e con il minor numero possibile di problemi tecnici. Per questo motivo, se state cercando un'apparecchiatura per videoconferenze per una sala riunioni, vi consigliamo quale scegliere per far sì che le videoconferenze si svolgano senza problemi, senza guasti o ritardi.
BYOD e BYOM
I concetti BYOD (Bring Your Own Device) e BYOM (Bring Your Own Meeting) sono diventati molto popolari negli ultimi anni, in quanto consentono di effettuare videoconferenze da qualsiasi dispositivo (BYOD) e con qualsiasi sistema di videoconferenza (BYOM). In questo modo, l'utente diventa l'elemento principale delle riunioni, a differenza di altre soluzioni in cui l'elemento principale è la sala riunioni stessa o la tecnologia.
Tipi di sale riunioni
Oggi si distinguono comunemente 3 tipi di configurazioni di stanze:
I. Sale riunioni non attrezzate
Queste sale sono quelle che non dispongono di risorse tecnologiche precedentemente installate. Pertanto, prima di installare un'apparecchiatura di videoconferenza per una sala riunioni, è necessario studiarne le dimensioni, la capacità e l'utilizzo.
II. Sale riunioni cablate
Questo tipo di configurazione è la più comune, in quanto la maggior parte delle sale riunioni è dotata di schermo, telecamera e sistema audio. Per utilizzare lo schermo, è necessario collegarsi ad esso tramite un cavo.
III. Sale riunioni con attrezzature fisse
Alcune sale riunioni hanno un sistema di allestimento fisso, come una sala Microsoft Teams.
Problemi di sale riunioni con attrezzature fisse
Le sale riunioni con attrezzature fisse possono causare alcuni disagi agli utenti.
- Impostazioni predefinite
Quando si allestisce una sala riunioni, è essenziale ricercare la facilità d'uso per gli utenti. Pertanto, se la sala ha una configurazione predefinita diversa da quella a cui gli utenti sono abituati, è più difficile che si sentano a proprio agio nell'utilizzarla e gli incidenti di utilizzo aumenteranno.
- Problemi con i cavi
I cavi sono sempre un aspetto molto negativo dal punto di vista dell'utente. Non si sa mai quale cavo usare, quale connettore serve, dove va ogni cavo... Inoltre, c'è un solo cavo nella stanza, quindi solo un utente può usarlo.
- Come condividere i contenuti
- Se la riunione è faccia a faccia e la sala ha uno schermo interattivo, lo schermo può essere condiviso solo con un cavo, quindi se ci sono più utenti, non tutti possono condividerlo. La soluzione adottata da questi utenti è quella di affidarsi alle videoconferenze, ma non è né ottimale né corretta.
- Condivisione di contenuti durante una videochiamata. Anche se la schermata della stanza viene condivisa, ciò non significa che venga condivisa anche la videochiamata.
- Quando si desidera condividere contenuti tramite un dispositivo mobile, non è possibile utilizzare i cavi presenti nella stanza.
- Riunioni non programmate
Quando una riunione non è pianificata o programmata, il tempo di preparazione aumenta, poiché deve essere programmata sul posto e spesso sorgono problemi dovuti alla mancanza di attrezzature tecniche (cavi, sistemi di videoconferenza, ecc.).
Vantaggi delle sale BYOD
Le sale BYOD consentono agli utenti di utilizzare la configurazione preferita in qualsiasi momento o qualsiasi piattaforma di videoconferenza.
Esistono due tipi di sale BYOD:
- sale BYOM cablate: richiedono un cavo HDMI per condividere i contenuti.
- sale BYOM senza fili: non sono necessari cavi per collegarsi alle risorse della sala (come schermi, telecamere, altoparlanti, microfoni, ecc.).
Apparecchiature di videoconferenza per sale riunioni
Qualsiasi sistema di videoconferenza è composto da tre elementi: audio, video e un computer per gestire la piattaforma di videoconferenza. Oggi, affinché le riunioni siano efficienti, l'allestimento della sala deve consentire ai partecipanti di utilizzare i propri dispositivi (BYOD), con le proprie piattaforme di videoconferenza (BYOM), anziché disporre di computer dedicati.
Anche così non è sufficiente, perché se gli utenti arrivano in sala e devono cercare i cavi per collegarsi alla telecamera o per condividere il loro schermo con quello principale della sala, perdono molto tempo e creano stress e frustrazione, perché non sanno mai qual è il cavo giusto.
Pertanto, il passo successivo quando si installa un'apparecchiatura per videoconferenze per sale riunioni è assicurarsi di completarla con un sistema di condivisione wireless, che permetta agli utenti di connettersi senza fili a tutte le periferiche installate nella sala (come schermi, telecamere, altoparlanti, microfoni...). In questo modo, gli utenti possono condividere schermi o partecipare a videochiamate dalle proprie apparecchiature senza collegare alcun cavo, utilizzando le risorse della sala e sfruttandone tutte le funzionalità.
myTeam Sharer è il sistema di condivisione wireless di Laia che trasforma qualsiasi sala per videoconferenze in una sala wireless. Se avete bisogno di aiuto per configurare le apparecchiature di videoconferenza per uno o più spazi di riunione, contattateci e vi consiglieremo la configurazione più adatta alle vostre esigenze.
