Attualmente il mondo della videoconferenza professionale è stato massificato e direttamente influenzato dalla situazione che stiamo vivendo con il noto COVID19. Una situazione che ha reso necessaria una linea di confine tra il lavoro d'ufficio e l'implementazione del telelavoro in molte aziende del nostro Paese. Queste varianti di lavoro mantengono le videochiamate come punto di incontro fondamentale, non solo per motivi di lavoro ma anche per motivi personali, mantenendo così il contatto tra colleghi.
Le videochiamate sono uno strumento di comunicazione molto utilizzato nel mondo degli affari. Riuniscono gruppi di interlocutori in modo quasi palpabile, trasformando una riunione online in qualcosa di più. In qualcosa di molto più personale, vicino e interessante per i partecipanti. Ma è uno strumento che non tutti controllano. Ecco perché oggi vi proponiamo cinque trucchi per portare le vostre videochiamate aziendali a un altro livello di comunicazione:
1. Cura l'illuminazione della sala per una videoconferenza professionale.
È particolarmente importante non solo il livello di illuminazione della sala riunioni, ma anche il tipo di luce utilizzata. L'ideale sarebbe utilizzare la luce naturale del sole per illuminare la stanza e, se possibile, questa luce dovrebbe essere posizionata di fronte a noi, cioè dietro la nostra telecamera.
Un faretto mal posizionato può portare a un'illuminazione non corretta, con ombre o bagliori che possono compromettere la qualità delle videoconferenze professionali. Se non disponete di luce naturale nel vostro luogo di riunione, una luce bianca neutra come una lampada fluorescente può essere l'opzione migliore.
2. L'importanza del piano e della tecnologia scelta
Dopo il periodo di quarantena a cui siamo stati esposti, la maggior parte di noi si è abituata a vedere i propri conoscenti attraverso schermi, siano essi di computer, tablet o cellulari, con angolazioni non proprio lusinghiere. Questo non può accadere nelle videoconferenze professionali. Ecco perché è particolarmente importante scegliere l'inquadratura con cui ci vedono i nostri interlocutori.
È a questo punto che la telecamera utilizzata diventa particolarmente importante. Una semplice webcam può essere sufficiente per una videochiamata tra amici. Ma se vogliamo qualità e prestazioni a un prezzo molto ragionevole, la scelta migliore è quella di acquistare una webcam esterna che garantisca una qualità dell'immagine molto più chiara e nitida rispetto alle webcam integrate nella maggior parte dei computer. Per le videochiamate personali Laia consiglia la sua telecamera USB Laia PC Pro: webcam FullHD con connessione USB 2.0 al PC.
Ma se avete una sala riunioni con diversi interlocutori sulla scena. Una webcam non è l'opzione migliore. In questo caso consigliamo un terminale PTZ o ePTZ. Telecamere professionali FullHD o 4K, a seconda della qualità dell'immagine richiesta, con un campo visivo in grado di coprire l'intera stanza senza doverla spostare.
In questo caso, a seconda delle dimensioni della sala in questione, sarà necessario un tipo di telecamera o un altro. Noi di Laia lo sappiamo bene, per questo distribuiamo le nostre telecamere in base alle dimensioni della sala da utilizzare: piccole, medie, grandi o sale per eventi.
3. Cura lo sfondo delle vostre videoconferenze professionali.
Come l'illuminazione, anche l'ambiente della videoconferenza professionale è un aspetto da tenere in considerazione. Una stanza con colori stridenti o con uno sfondo poco stabile o con molto movimento (come una parete di vetro che conduce agli uffici) può distrarre il nostro ricevitore. Uno sfondo piatto e neutro, il più possibile pulito e minimalista, è l'ideale per questo tipo di videoconferenze professionali. Questo tipo di sfondi e decorazioni farà sì che il nostro interlocutore si concentri su ciò che è veramente importante nella videoconferenza: noi.
Ma lo sfondo e la scena non sono l'unica cosa di cui dobbiamo occuparci. Si tratta di una videochiamata e quindi, anche se siamo a chilometri di distanza, dobbiamo tenere conto del nostro linguaggio non verbale. In una videochiamata, la comunicazione non verbale è importante quanto quella verbale, se non di più.
Nella maggior parte delle occasioni, un semplice gesto, uno sguardo o un movimento involontario possono significare molto più di una semplice parola. Secondo gli studi dello psicologo e ricercatore Albert Mehrabian, la comunicazione non verbale può costituire il 93% della comunicazione a seconda del contesto in cui ci troviamo.
4. Organizzate le vostre videoconferenze professionali
Questo è uno dei consigli più importanti da tenere in considerazione. È molto importante che prima di ogni videochiamata scriviate gli argomenti da discutere e delle note leggere per accompagnarci o aiutarci durante il nostro intervento. Una videochiamata disorganizzata e senza un obiettivo chiaro farà perdere tempo a noi e agli utenti dell'incontro, dando una visione negativa del nostro lavoro.
Inoltre, una pratica altamente raccomandata è quella di scrivere tutto ciò che è stato detto durante la riunione. Spesso gli argomenti da discutere sono talmente tanti che, non avendo ben chiaro ciò che è stato detto o le decisioni prese, molte videoconferenze professionali devono essere ripetute o, almeno, devono essere inviate delle e-mail per chiedere conferma delle misure discusse. Questo non è affatto consigliabile se vogliamo massimizzare l'efficacia e l'efficienza del nostro posto di lavoro.
5. Non si tratta solo di immagine
È vero che, come si dice, "un'immagine vale più di mille parole", ma anche la parola videochiamata è composta da due termini: video e chiamata. Se escludiamo il primo, abbiamo la chiamata. Un concetto di cui si parla poco ma che è fondamentale per una buona comprensione. In questo caso, fattori come la decorazione dell'ambiente o i materiali utilizzati sembrano essere fondamentali per una buona acustica del luogo. buona acustica del luogo.
Una buona acustica può essere ottenuta con materiali e dettagli come piante, tappeti o soffitti in gesso. Questi tipi di materiali/complementi fanno sì che i suoni non si riverberino nella stanza, eliminando così il temuto e odiato eco. Un altro elemento quasi indispensabile per ottenere una qualità audio perfetta durante le videochiamate sono i microfoni.
Questo tipo di complementi sarà il vostro migliore alleato nelle stanze di medie e grandi dimensioni, dove il microfono delle telecamere (quasi sempre ne hanno uno integrato) non è sufficiente a coprire l'intera stanza. Noi di Laia sappiamo che ogni ambiente ha caratteristiche particolari e richiede quindi attrezzature speciali.
La nostra gamma audio professionale per videochiamate è una delle più complete sul mercato: la prima, il nostro t-Pod WiFi, il complemento audio perfetto per tutti i tipi di sale riunioni; la seconda, t-Pod Trio, il dispositivo che riunisce il meglio di tre soluzioni di comunicazione: vivavoce, telefono VoIP e terminale per videoconferenze; il terzo, t-Pod Beamforming, il terminale per conferenze perfetto per le sale riunioni di medie e grandi dimensioni con 12 array di microfoni unidirezionali interni e tecnologia beamforming; e il t-Pod Air Pro, il nostro microfono a soffitto in grado di coprire 60 m² con un solo dispositivo (è possibile collegare in cascata fino a 4 dispositivi).
