Organisez vos espaces avec myTeam Planner
L’essor du coworking et les nouveaux modèles de travail hybrides du télétravail ont eu un impact énorme sur l’utilisation et la profession des bureaux. L’attribution des sièges et le concept d’un « espace pour tous » sont maintenant derrière nous. En quête d’efficacité, les dernières tendances sont orientées vers la disposition des différents espaces en fonction de l’activité que le travailleur effectue.
Ainsi, les soi-disant « points chauds » se sont développés après la pandémie et sont liés aux espaces ouverts, au travail flexible et au télétravail. Les sièges n’appartiennent plus à l’employé, mais sont polyvalents et doivent être réservés au travail, comme c’est le cas pour d’autres environnements tels que les salles de réunion et le coworking.
Pour toutes ces raisons, de plus en plus d’entreprises décident de prendre un virage dans la gestion de leurs espaces.
myTeam Planner, une solution efficace pour la gestion des réservations
myTeam Planner est un système de gestion des réservations, une solution tout-en-un (matériel et logiciel) qui sert à optimiser et à planifier les ressources de votre entreprise.
Il vous permet de réserver des salles de réunion, des stands, des espaces de stationnement et des voitures, comme et de l’endroit où vous voulez.
Il est très facile de savoir quand une ressource est libre ou occupée, et le terminal a un indicateur d’état. Le vert signifie que la pièce est disponible et que le rouge indique qu’elle est utilisée.
Réservez votre chambre et enregistrez la date dans votre calendrier, car myTeam Planner a une intégration complète avec Microsoft Office 365 (Outlook) et Google Agenda.
Il est très facile de faire des réservations, et il est possible de le faire de trois manières différentes :
- Accédez à la plateforme myTeam Planner et réservez en ligne. Vous pourrez également voir la disponibilité des ressources, car il dispose d’un calendrier où vous pouvez vérifier l’occupation.
- Envoyez une invitation via Outlook. Profitez de l’appel de réunion pour inviter l’e-mail de localisation, et ainsi réserver la salle.
- Réservez depuis la pièce elle-même, avec la tablette myTeam Planner.
En plus de réserver différentes ressources, vous serez également en mesure de gérer différents services pour chacun d’eux :
- Nettoyage : Vous pouvez demander le nettoyage des salles avant vos réunions. Pour ce faire, il doit être affecté à l’e-mail de contact de la personne qui offrira ledit service.
- Restauration : il sera possible de demander la restauration à l’endroit souhaité, en indiquant l’adresse e-mail de la personne responsable. Le nom de chaque service devra être ajouté, comme le café, le jus, l’eau, etc.
- Équipement nécessaire : fait référence à l’équipement audiovisuel fixe que l’on peut trouver dans les salles de réunion ou sur le lieu de travail, et le nom, l’e-mail et l’icône de chacun d’eux doivent être établis.
- Support informatique : vous pouvez avoir ce service si vos réunions l’exigent.
- Autres : il est possible d’ajouter d’autres services, tels que des équipements mobiles (équipements audiovisuels installés) ou d’autres services spéciaux qui sont nécessaires (par exemple un test Covid).
Obtenez un rapport d’utilisation pour vos espaces
Grâce à myTeam Planner, la gestion des réservations signifie que vous pouvez connaître les statistiques d’utilisation de vos espaces. Il est possible d’obtenir des informations pour chaque emplacement et chaque ressource, dans des délais précis. Cela implique les détails tels que le nombre, la durée et le type de réservations (via web, mobile, affichage, Outlook), l’ID utilisateur, le comportement de la réunion (terminé à l’heure établie, terminé tôt ou annulé), etc.
S’adapte aux besoins actuels de votre entreprise
myTeam Planner est là pour vous aider avec la nouvelle réalité de vos espaces, et il vous donne un contrôle total de vos ressources et services pour exploiter la productivité de votre entreprise, offrant à la fois au gestionnaire et aux employés un outil simple et intuitif.
Avec ce modèle de réservation de chambre, vous pouvez vous adapter aux modèles de travail hybrides actuels en facilitant le partage des espaces en un seul clic.
