Organisez vos espaces avec myTeam Planner
L'essor du coworking et des nouveaux modèles hybrides de télétravail a eu un impact considérable sur l'utilisation et l'occupation des bureaux. L'époque de la colocation et du concept "un espace pour tous" est révolue. Dans un souci d'efficacité, les dernières tendances s'orientent vers la mise à disposition d'espaces différents en fonction de l'activité exercée par le travailleur.
Les "hotspots" se sont donc développés après la pandémie et sont liés aux espaces ouverts, au travail flexible et au télétravail. Les postes de travail n'appartiennent plus à l'employé, mais sont polyvalents et doivent être réservés pour aller travailler, comme c'est le cas pour d'autres environnements tels que les salles de réunion et les espaces de coworking.
Pour toutes ces raisons, de plus en plus d'entreprises décident de porter un regard neuf sur la gestion de leurs espaces.
myTeam Planner, une solution efficace pour gérer les réservations
myTeam Planner est un système de gestion des réservations, une solution tout-en-un (matériel et logiciel) pour optimiser et planifier les ressources de votre entreprise.
Il vous permet de réserver des salles de réunion, des stands, des places de parking et des voitures, où et quand vous le souhaitez.
Il est très facile de savoir si une ressource est libre ou occupée, car le terminal dispose d'un indicateur d'état. Le vert signifie que la salle est disponible et le rouge qu'elle est utilisée.
Réservez votre chambre et enregistrez la date dans votre calendrier, car myTeam Planner est entièrement intégré à Microsoft Office 365 (Outlook) et à Google Calendar.
Il est très facile de faire des réservations, puisqu'il est possible de le faire de trois manières différentes :
- Accédez à la plateforme myTeam Planner et réservez en ligne. Vous pourrez également voir la disponibilité des ressources, car il y a un calendrier où vous pouvez vérifier l'occupation.
- Envoyez une invitation via Outlook. Profitez de l'invitation à la réunion pour inviter à l'adresse électronique du lieu à réserver la salle.
- Réservez depuis la salle elle-même, avec la tablette myTeam Planner.
Outre la réservation de différentes ressources, vous pouvez également gérer différents services pour chaque ressource :
- Nettoyage: vous pouvez demander le nettoyage des salles avant vos réunions. Pour ce faire, vous devez l'attribuer à l'adresse électronique de contact du prestataire de services.
- Restauration: il sera possible de demander une restauration à l'endroit souhaité, en indiquant l'adresse électronique de la personne responsable. Il faut ajouter le nom de chaque service, par exemple café, jus, eau, etc.
- Équipement nécessaire: il s'agit de l'équipement audiovisuel fixe qui se trouve dans les salles de réunion ou sur le lieu de travail, et le nom, l'adresse électronique et l'icône de chacun d'entre eux doivent être établis.
- Support informatique: ce service est disponible si vos réunions le nécessitent.
- Autres: il est possible d'ajouter d'autres services, tels que des équipements mobiles (équipement audiovisuel по installé) ou d'autres services spéciaux selon les besoins (par exemple, un test Covid).
Obtenez un rapport sur l'utilisation de vos espaces
Grâce à myTeam Planner, la gestion des réservations vous permet de connaître les statistiques d' utilisation de vos espaces. Il est possible d'obtenir des informations pour chaque lieu et chaque ressource, dans des délais précis. Il s'agit de détails tels que le nombre, la durée et le type de réservations (via web, mobile, display, Outlook), l'identification de l'utilisateur, le comportement de la réunion (finie à l'heure, finie en avance ou annulée), etc.
S'adapte aux besoins actuels de votre entreprise
myTeam Planner vient vous aider dans la nouvelle réalité de vos espaces, en vous donnant un contrôle total de vos ressources et services pour exploiter la productivité de votre entreprise, en offrant au manager et aux employés un outil simple et intuitif.
Grâce à ce modèle de réservation de salles, vous pouvez vous adapter aux modèles de travail hybrides d'aujourd'hui en facilitant le partage d'espaces d'un simple clic.