Ventajas y desventajas de las videoconferencias
Las videoconferencias se han convertido hoy en día en uno de los pilares de la comunicación empresarial. Por eso, en este artículo exploraremos las ventajas y desventajas de las videoconferencias y explicaremos por qué es fundamental contar con un buen equipo audiovisual para realizarlas.
Ventajas de las videoconferencias
En un mundo cada vez más globalizado, las distancias físicas se diluyen gracias a la tecnología. Y las videoconferencias se han convertido en una herramienta esencial para conectar con personas en cualquier lugar del planeta, rompiendo las barreras geográficas y facilitando la comunicación y la colaboración.
Las principales ventajas que ofrecen las videoconferencias a las empresas o negocios serían las siguientes:
- Reducción de barreras geográficas: Las videoconferencias eliminan las limitaciones geográficas, lo que permite a las empresas ampliar su alcance y colaborar con clientes, socios y colegas en cualquier parte del mundo
- Mejora de la productividad: Al evitar la necesidad de viajar para reuniones presenciales, las videoconferencias ayudan a optimizar el tiempo y a aumentar la productividad de los equipos
- Mejora de la comunicación y la colaboración, sobre todo entre equipos remotos a los que les resulta más difícil relacionarse con otras personas. Con las videoconferencias, pueden ver a sus colegas, compartir documentos y colaborar en tiempo real
- Mejora de la atención al cliente: Cada vez más empresas optan por ofrecer videollamadas en el ámbito de los «contact centers», ya que genera un mayor grado de confianza y empatía con el cliente; y también para casos de soporte o incidencias técnicas, ya que facilita la resolución de problemas, al poder compartir pantalla o documentos directamente con los clientes
- Flexibilidad: la tecnología de videoconferencias se puede utilizar para organizar sesiones de todo tipo, desde reuniones de equipo, de empresa o con clientes, a presentaciones, webinars, demos, entrevistas, eventos… También permite conectar a un gran número de personas en una misma sesión de forma mucho más sencilla que si tuvieran que reunirse de forma presencial
- Posibilidad de grabación: Las videoconferencias se pueden grabar para futuras consultas o para compartir con otras personas que no pudieron asistir a la sesión. Siempre es adecuado informar a los participantes de que vamos a grabar la videollamada
Desventajas de las videoconferencias
Las videoconferencias también presentan algunos inconvenientes y desafíos que conviene conocer para saber cómo afrontarlos y gestionarlos.
- Problemas técnicos: Todas las personas que participan en la videoconferencia han de tener una conexión a internet estable y suficientemente rápida. Y si surge alguna incidencia en la parte de hardware, de software o de conexión, no todo el mundo sabe solucionarla a tiempo, generando frustración y llegando incluso a no poder participar en la reunión
- Falta de interacción personal: Interactuar en persona es una experiencia muy completa y enriquecedora que no se consigue con las videoconferencias. También se pierden las señales no verbales que transmitimos con nuestro cuerpo
- Fatiga de las reuniones virtuales: El exceso de reuniones y llamadas virtuales provoca en muchas personas agotamiento mental y fatiga, lo que les lleva a perder la concentración y desatender las reuniones
- Distracciones externas: Durante las videoconferencias es más fácil para los participantes distraerse, desconectar mentalmente o ponerse a realizar otras tareas a la vez que están en la reunión, lo que puede hacer que las reuniones sean menos productivas
La importancia de un buen equipo audiovisual para realizar videoconferencias
Un equipo audiovisual con calidad profesional puede ayudar a las empresas a minimizar las desventajas de las videoconferencias y a que sean lo más parecidas posible a las reuniones en persona, ya que cuanto mejor es la retransmisión, mejor es la experiencia de los usuarios.
Las cámaras externas, frente a las integradas en los portátiles, ofrecen numerosas prestaciones a las personas que asisten a las videoconferencias y, especialmente, a los ponentes. Por ejemplo:
- Mejor calidad de la imagen: su resolución mínima es de 1080p (Full HD) y, cada vez más, ofrecen 2160p (Ultra HD o 4k)
- Mejor sonido
- Mayor campo de visión
- Ajuste automático de la luz en condiciones de poca iluminación
- Autoenfoque, con seguimiento por IA
