Organize os seus espaços com myTeam Planner
O aumento do coworking e dos novos modelos híbridos de teletrabalho teve um enorme impacto na utilização e ocupação dos escritórios. Longe vão os dias da co-localização e do conceito de "um espaço para todos". Na procura de eficiência, as últimas tendências apontam para a disponibilização de espaços diferentes em função da atividade que o trabalhador está a desenvolver.
Os chamados "hotspots" cresceram assim pós-pandemia e estão relacionados com os Open Spaces, o trabalho flexível e o teletrabalho. Os postos de trabalho já não pertencem ao empregado, mas são polivalentes e têm de ser reservados para ir trabalhar, como acontece com outros ambientes, como as salas de reunião e os espaços de coworking.
Por todas estas razões, são cada vez mais as empresas que decidem encarar de novo a gestão dos seus espaços.
myTeam Planner, uma solução eficaz para gerir as reservas
myTeam Planner é um sistema de gestão de reservas, uma solução tudo-em-um (hardware e software) para otimizar e planear os recursos da sua empresa.
Permite-lhe reservar Salas de Reunião, Lugares de Estacionamento, Lugares de Estacionamento e Carros, como e de onde quiser.
É muito fácil saber quando um recurso está livre ou ocupado, uma vez que o terminal possui um indicador de estado. Verde significa que a sala está disponível para utilização e vermelho indica que está a ser utilizada.
Reserve o seu quarto e guarde a data no seu calendário, uma vez que o myTeam Planner tem integração total com o Microsoft Office 365 (Outlook) e o Google Calendar.
É muito fácil efetuar reservas, uma vez que é possível fazê-lo de três formas diferentes:
- Aceda à plataforma myTeam Planner e faça a sua reserva em linha. Poderá também ver a disponibilidade dos recursos, pois tem um calendário onde pode verificar a ocupação.
- Enviar um convite através do Outlook. Aproveite o convite para a reunião para convidar o endereço de correio eletrónico do local para reservar a sala.
- Reserve a partir do próprio quarto, com o tablet myTeam Planner.
Para além de reservar diferentes recursos, também pode gerir diferentes serviços para cada recurso:
- Limpeza: pode solicitar a limpeza dos quartos antes das suas reuniões. Para tal, deve ser atribuído ao e-mail de contacto do prestador de serviços.
- Catering: será possível solicitar o catering no local pretendido, indicando o endereço eletrónico da pessoa responsável. Deve ser acrescentado o nome de cada serviço, por exemplo, café, sumo, água, etc.
- Equipamento necessário: refere-se ao equipamento audiovisual fixo que se encontra nas salas de reunião ou no local de trabalho, devendo ser indicado o nome, o endereço eletrónico e o ícone de cada um deles.
- Apoio informático: este serviço está disponível se as suas reuniões o exigirem.
- Outros: é possível acrescentar outros serviços, como equipamento móvel (equipamento audiovisual instalado) ou outros serviços especiais, conforme necessário (por exemplo, um teste Covid).
Obter um relatório sobre a utilização dos seus espaços
Graças ao myTeam Planner, a gestão de reservas permite-lhe conhecer as estatísticas de utilização dos seus espaços. É possível obter as informações para cada local e cada recurso, dentro de prazos específicos. Trata-se de pormenores como o número, a duração e o tipo de reservas (via web, telemóvel, ecrã, Outlook), a identificação do utilizador, o comportamento da reunião (terminada a horas, terminada mais cedo ou cancelada), etc.
Adapta-se às necessidades actuais da sua empresa
myTeam Planner vem ajudá-lo com a nova realidade dos seus espaços, dando-lhe um controlo total dos seus recursos e serviços para explorar a produtividade da sua empresa, oferecendo tanto ao gestor como aos empregados uma ferramenta simples e intuitiva.
Com este modelo de reserva de salas, pode adaptar-se aos actuais modelos de trabalho híbridos, facilitando a partilha de espaços com um simples clique.
