Atualmente, o mundo da videoconferência profissional foi massificado e diretamente influenciado pela situação que estamos a atravessar com a conhecida COVID-19. Uma situação que obrigou a transitar entre o trabalho de escritório e a implementação do teletrabalho em muitas empresas do nosso país. Estas variantes de trabalho mantêm as videochamadas como ponto de encontro básico, não só para fins de trabalho, mas também para fins pessoais, mantendo assim o contacto entre colegas.

As videochamadas são uma ferramenta de comunicação muito utilizada no mundo dos negócios. Reúnem grupos de interlocutores de uma forma quase palpável, transformando uma reunião em linha em algo mais. Em algo muito mais pessoal, próximo e interessante para os participantes. Mas é uma ferramenta que nem todos controlam. É por isso que hoje lhe trazemos cinco truques para levar as suas videochamadas empresariais a outro nível de comunicação:

1) Cuide da iluminação da sua sala para uma videoconferência profissional.

É especialmente importante não só o nível de iluminação da sua sala de reuniões, mas também o tipo de luz utilizado. Idealmente, deve ser utilizada luz solar natural para iluminar a sala e, se possível, esta luz deve ser posicionada à nossa frente, ou seja, atrás da nossa câmara.

Um foco de luz mal posicionado pode levar a uma iluminação incorrecta, com sombras ou reflexos que podem afetar a qualidade das suas videoconferências profissionais. Se não houver luz natural no seu local de reunião, uma luz branca neutra, como uma lâmpada fluorescente, pode ser a melhor opção.

2. A importância do plano e da tecnologia escolhida

Após o período de quarentena a que fomos expostos, a maioria de nós habituou-se a ver os seus conhecidos através de ecrãs, sejam eles de computador, tablet ou telemóvel, em ângulos pouco lisonjeiros. Isto não pode acontecer nas videoconferências profissionais. É por isso que é particularmente importante escolher o ângulo que escolhemos para os nossos interlocutores nos verem.

É neste ponto que a câmara utilizada se torna particularmente importante. Uma simples webcam pode ser suficiente para uma videochamada entre amigos. Mas se o que pretendemos é qualidade e desempenho a um preço muito razoável, a melhor opção será comprar uma webcam externa que garanta uma qualidade de imagem muito mais clara e nítida do que a webcam incorporada na maioria dos computadores. Para as videochamadas pessoais, a Laia recomenda a sua câmara USB Laia PC Pro: webcam FullHD com ligação USB 2.0 ao PC.

Mas se tiver uma sala de reuniões com vários interlocutores em cena. Uma webcam não é a melhor opção. Neste caso, recomendamos um terminal PTZ ou ePTZ. Câmaras profissionais FullHD ou 4K, dependendo da qualidade de imagem de que necessita, com um campo de visão capaz de cobrir toda a sala sem ter de a mover.

Neste caso, em função do tamanho da sala em questão, será necessário um ou outro tipo de câmara. Na Laia, sabemos disso e é por isso que distribuímos as nossas câmaras de acordo com o tamanho da sala a utilizar: pequenas, médias, grandes ou salas de eventos.

3. Cuide do fundo das suas videoconferências profissionais.

Para além da iluminação, o ambiente da videoconferência profissional é também um aspeto a ter em conta. Uma sala com cores estridentes ou com um fundo pouco estável ou com muito movimento (como uma parede de vidro que dá para os escritórios) pode distrair o nosso recetor. Um fundo plano e neutro, o mais limpo e minimalista possível, é ideal para este tipo de videoconferência profissional. Este tipo de fundos e decorações fará com que o nosso recetor se concentre no que é realmente importante na videochamada: nós.

Mas o fundo e o cenário não são a única coisa que temos de ter em conta. Trata-se de uma videochamada, pelo que, apesar de estarmos a quilómetros de distância, temos de ter em conta a nossa linguagem não verbal. Numa videochamada, a comunicação não verbal é tão importante, se não mais, do que a comunicação verbal.

Na maioria das ocasiões, um simples gesto, um olhar ou um movimento involuntário pode significar muito mais do que uma simples palavra. De acordo com estudos do psicólogo e investigador Albert Mehrabian, a comunicação não verbal pode representar 93% da comunicação, dependendo do contexto em que nos encontramos.

4. Organizar as suas videoconferências profissionais

Este é um dos conselhos mais importantes que deve ter em conta. É muito importante que, antes de cada videochamada, escreva os tópicos a discutir, bem como notas ligeiras para nos acompanhar ou ajudar durante a nossa intervenção. Uma videochamada desorganizada e sem um objetivo claro fará perder o nosso tempo e o dos utilizadores da reunião, dando uma imagem negativa do nosso trabalho.

Além disso, uma prática altamente recomendável é anotar tudo o que foi dito durante a reunião. Muitas vezes, são tantos os temas a discutir que, por não se saber ao certo o que foi dito ou as decisões que foram tomadas, muitas destas videoconferências profissionais têm de ser repetidas ou, no mínimo, têm de ser enviados alguns e-mails a pedir a confirmação das medidas que foram discutidas. Isto não é de todo aconselhável se quisermos maximizar a eficácia e a eficiência no nosso local de trabalho.

5. A imagem não é tudo

É verdade que, como se costuma dizer, "uma imagem vale mais do que mil palavras", mas até a palavra videochamada é composta por dois termos: vídeo e chamada. Se excluirmos o primeiro, ficamos com a chamada. Um conceito pouco falado, mas que é fundamental para um bom entendimento. Neste caso, factores como a decoração do ambiente ou os materiais utilizados parecem ser fundamentais para uma boa acústica do local. boa acústica do local.

Uma boa acústica pode ser conseguida com materiais e pormenores como plantas, tapetes ou tectos de gesso. Estes tipos de materiais/complementos garantem que os sons não reverberam na sala, eliminando assim o temido e odiado eco. Outro elemento quase indispensável para uma qualidade de som perfeita durante as videochamadas são os microfones.

Este tipo de complementos será o seu melhor aliado em salas médias e grandes onde o microfone das câmaras (quase sempre vêm com um integrado) não é suficiente para cobrir toda a sala. Na Laia sabemos que cada sala tem características especiais e, por isso, requer equipamento especial.

A nossa gama de áudio profissional para videochamadas é uma das mais completas do mercado; a primeira, o nosso t-Pod WiFi, o complemento áudio perfeito para todos os tipos de salas de reunião; a segunda, o t-Pod Trio, o dispositivo que reúne o melhor de três soluções de comunicação: mãos-livres, telefone VoIP e um terminal de videoconferência; o terceiro, o t-Pod Beamforming, o terminal de conferência perfeito para salas de reuniões médias a grandes com 12 microfones unidireccionais internos e tecnologia de formação de feixes; e o t-Pod Air Pro, o nosso microfone de teto capaz de cobrir 60 m² com um único dispositivo (é possível ligar em cascata até 4 dispositivos).