Obecnie świat profesjonalnych wideokonferencji został umasowiony i bezpośrednio dotknięty sytuacją, przez którą przechodzimy w związku z dobrze znanym COVID19. Sytuacja, która sprawiła, że w wielu firmach w naszym kraju konieczne stało się przekroczenie granicy między pracą biurową a wdrażaniem telepracy. Te warianty pracy utrzymują połączenia wideo jako podstawowy punkt spotkań, nie tylko w celach zawodowych, ale także osobistych, utrzymując w ten sposób kontakt między współpracownikami.

Wideorozmowy są szeroko stosowanym narzędziem komunikacji w świecie biznesu. Łączą grupy rozmówców w niemal namacalny sposób, zmieniając spotkanie online w coś więcej. W coś znacznie bardziej osobistego, bliższego i interesującego dla uczestników. Jest to jednak narzędzie, które nie każdy kontroluje. Dlatego dziś przedstawiamy pięć sztuczek, które pozwolą przenieść firmowe rozmowy wideo na inny poziom komunikacji:

1. Zadbaj o oświetlenie w swoim pokoju, aby zapewnić profesjonalne wideokonferencje.

Szczególnie ważny jest nie tylko poziom oświetlenia w sali konferencyjnej, ale także rodzaj użytego światła. Idealnym rozwiązaniem jest wykorzystanie naturalnego światła słonecznego do oświetlenia pomieszczenia, a jeśli to możliwe, światło to powinno być umieszczone przed nami, tj. za naszą kamerą.

Źle ustawiony reflektor może prowadzić do nieprawidłowego oświetlenia, z cieniami lub odblaskami, które mogą wpływać na jakość profesjonalnych wideokonferencji. Jeśli w miejscu spotkania nie ma naturalnego światła, najlepszym rozwiązaniem może być neutralne białe światło, takie jak lampa fluorescencyjna.

2. Znaczenie planu i wybranej technologii

Po okresie kwarantanny, na który zostaliśmy narażeni, większość z nas przyzwyczaiła się do oglądania naszych znajomych przez ekrany, czy to komputera, tabletu czy telefonu komórkowego, pod mniej niż pochlebnymi kątami. Nie może się to zdarzyć podczas profesjonalnych wideokonferencji. Dlatego szczególnie ważny jest wybór ujęcia, z którego widzą nas nasi rozmówcy.

W tym miejscu szczególnie ważna staje się zastosowana kamera. Prosta kamera internetowa może być wystarczająca do rozmów wideo między przyjaciółmi. Jeśli jednak zależy nam na jakości i wydajności w bardzo rozsądnej cenie, najlepszą opcją będzie zakup zewnętrznej kamery internetowej, która zapewnia znacznie wyraźniejszy i ostrzejszy obraz niż kamera internetowa wbudowana w większość komputerów. Do osobistych rozmów wideo Laia poleca swoją kamerę USB Laia PC Pro: Kamera internetowa FullHD z połączeniem USB 2.0 do komputera.

Ale jeśli masz salę konferencyjną z kilkoma rozmówcami na scenie. Kamera internetowa nie jest najlepszym rozwiązaniem. W takim przypadku zalecamy terminal PTZ lub ePTZ. Profesjonalne kamery FullHD lub 4K, w zależności od wymaganej jakości obrazu, z polem widzenia zdolnym do objęcia całego pomieszczenia bez konieczności jego przesuwania.

W takim przypadku, w zależności od wielkości danego pomieszczenia, potrzebny będzie jeden lub drugi typ kamery. W Laia wiemy o tym, dlatego dystrybuujemy nasze kamery w zależności od wielkości pomieszczenia, które ma być używane: małe, średnie, duże lub sale eventowe.

3. Zadbaj o tło swoich profesjonalnych wideokonferencji.

Poza oświetleniem, środowisko profesjonalnych wideokonferencji jest również aspektem, który należy wziąć pod uwagę. Pomieszczenie o wyrazistych kolorach lub z tłem, które nie jest zbyt stabilne lub z dużą ilością ruchu (np. szklana ściana prowadząca do biur) może rozpraszać naszego odbiorcę. Płaskie, neutralne tło, które jest tak czyste i minimalistyczne, jak to tylko możliwe, jest idealne do tego typu profesjonalnych wideokonferencji. Tego typu tła i dekoracje sprawią, że nasz odbiorca skupi się na tym, co jest naprawdę ważne w rozmowie wideo: na nas.

Ale tło i scena nie są jedynymi rzeczami, o które musimy zadbać. Jest to rozmowa wideo, więc nawet jeśli dzielą nas kilometry, musimy wziąć pod uwagę nasz język niewerbalny. W rozmowie wideo komunikacja niewerbalna jest równie ważna, jeśli nie ważniejsza, jak komunikacja werbalna.

W większości przypadków prosty gest, spojrzenie lub mimowolny ruch może znaczyć znacznie więcej niż zwykłe słowo. Według badań przeprowadzonych przez psychologa i badacza Alberta Mehrabiana, komunikacja niewerbalna może stanowić 93% komunikacji w zależności od kontekstu, w którym się znajdujemy.

4. Zorganizuj profesjonalne wideokonferencje

Jest to jedna z najważniejszych wskazówek, które należy wziąć pod uwagę. Bardzo ważne jest, aby przed każdą rozmową wideo zapisać tematy do omówienia, a także lekkie notatki, które będą nam towarzyszyć lub pomagać podczas naszej interwencji. Niezorganizowana rozmowa wideo bez jasnego celu zmarnuje czas nasz i użytkowników spotkania, dając negatywny obraz naszej pracy.

Ponadto wysoce zalecaną praktyką jest zapisywanie wszystkiego, co zostało powiedziane podczas spotkania. Często jest tak wiele tematów do omówienia, że brak jasności co do tego, co zostało powiedziane lub jakie decyzje zostały podjęte, oznacza, że wiele z tych profesjonalnych wideokonferencji musi zostać powtórzonych lub, co najmniej, niektóre e-maile muszą zostać wysłane z prośbą o potwierdzenie działań, które zostały omówione. Nie jest to wcale wskazane, jeśli chcemy zmaksymalizować efektywność i wydajność w naszym miejscu pracy.

5. Nie chodzi tylko o wizerunek

Prawdą jest, że, jak to mówią, "obraz jest wart tysiąca słów", ale nawet słowo wideorozmowa składa się z dwóch terminów: wideo i połączenie. Jeśli pominiemy ten pierwszy, pozostanie nam rozmowa. Koncepcja, o której niewiele się mówi, ale jest kluczowa dla dobrego zrozumienia. W tym przypadku czynniki takie jak dekoracja otoczenia lub użyte materiały wydają się mieć fundamentalne znaczenie dla dobrej akustyki miejsca. dobra akustyka miejsca.

Dobrą akustykę można osiągnąć za pomocą materiałów i detali, takich jak rośliny, dywany lub sufity gipsowe. Tego typu materiały zapewniają, że dźwięki nie odbijają się w pomieszczeniu, eliminując w ten sposób znienawidzone echo. Kolejnym niemal niezbędnym elementem zapewniającym doskonałą jakość dźwięku podczas rozmów wideo są mikrofony.

Ten rodzaj uzupełnienia będzie najlepszym sprzymierzeńcem w średnich i dużych pomieszczeniach, w których mikrofon kamer (prawie zawsze są one wyposażone w zintegrowany mikrofon) nie wystarcza do pokrycia całego pomieszczenia. W Laia wiemy, że każde pomieszczenie ma szczególne cechy i dlatego wymaga specjalnego wyposażenia.

Nasza profesjonalna gama urządzeń audio do połączeń wideo jest jedną z najbardziej kompletnych na rynku; po pierwsze, nasz t-Pod WiFi, idealne uzupełnienie audio dla wszystkich typów sal konferencyjnych; po drugie, t-Pod Trio, urządzenie, które łączy w sobie najlepsze z trzech rozwiązań komunikacyjnych: zestaw głośnomówiący, telefon VoIP i terminal wideokonferencyjny; trzeci, t-Pod Beamforming, idealny terminal konferencyjny do średnich i dużych sal konferencyjnych z 12 wewnętrznymi jednokierunkowymi mikrofonami i technologią kształtowania wiązki; oraz t-Pod Air Pro, nasz mikrofon sufitowy zdolny do pokrycia 60 m² za pomocą jednego urządzenia (możliwe kaskadowanie do 4 urządzeń).