Organizzate i vostri spazi con myTeam Planner
L'ascesa del coworking e dei nuovi modelli ibridi di telelavoro ha avuto un enorme impatto sull'uso e sull'occupazione degli uffici. Sono finiti i tempi della co-ubicazione e del concetto di "uno spazio per tutti". Alla ricerca dell'efficienza, le ultime tendenze si orientano verso l'offerta di spazi diversi a seconda dell'attività svolta dal lavoratore.
I cosiddetti "hotspot" sono quindi cresciuti post-pandemia e sono legati agli Open Spaces, al lavoro flessibile e al telelavoro. Le postazioni di lavoro non appartengono più al dipendente, ma sono polivalenti e devono essere prenotate per recarsi al lavoro, come avviene in altri ambienti quali sale riunioni e spazi di coworking.
Per tutti questi motivi, sempre più aziende decidono di rivedere la gestione dei propri spazi.
myTeam Planner, una soluzione efficiente per la gestione delle prenotazioni
myTeam Planner è un sistema di gestione delle prenotazioni, una soluzione all-in-one (hardware e software) per ottimizzare e pianificare le risorse aziendali.
Permette di prenotare sale riunioni, platee, parcheggi e auto, come e da dove si vuole.
È molto facile sapere quando una risorsa è libera o occupata, poiché il terminale dispone di un indicatore di stato. Il colore verde significa che la sala è disponibile per l'uso, mentre il rosso indica che è in uso.
Prenotate la vostra camera e salvate la data nel vostro calendario, poiché myTeam Planner è completamente integrato con Microsoft Office 365 (Outlook) e Google Calendar.
È molto facile prenotare, poiché è possibile farlo in tre modi diversi:
- Accedete alla piattaforma myTeam Planner e prenotate online. Potrete anche vedere la disponibilità delle risorse, in quanto è presente un calendario in cui è possibile verificare l'occupazione.
- Inviare un invito tramite Outlook. Approfittate dell'invito alla riunione per invitare all'indirizzo e-mail della sede per prenotare la sala.
- Prenotate dalla camera stessa, con il tablet myTeam Planner.
Oltre a prenotare risorse diverse, è possibile gestire servizi diversi per ogni risorsa:
- Pulizia: è possibile richiedere la pulizia delle sale prima delle riunioni. Per farlo, è necessario assegnare la richiesta all'e-mail di contatto del fornitore del servizio.
- Catering: sarà possibile richiedere il catering presso la location desiderata, indicando l'indirizzo e-mail del responsabile. È necessario aggiungere il nome di ogni servizio, ad esempio caffè, succo di frutta, acqua, ecc.
- Apparecchiature necessarie: si tratta di apparecchiature audiovisive fisse che si trovano nelle sale riunioni o sul posto di lavoro, di cui occorre stabilire il nome, l'e-mail e l'icona.
- Assistenza informatica: questo servizio è disponibile se le riunioni lo richiedono.
- Altro: è possibile aggiungere altri servizi, come apparecchiature mobili (apparecchiature audiovisive по installate) o altri servizi speciali in base alle esigenze (ad esempio, un test Covid).
Ottenere un report sull'utilizzo dei vostri spazi
Grazie a myTeam Planner, la gestione delle prenotazioni consente di conoscere le statistiche di utilizzo degli spazi. È possibile ottenere le informazioni per ogni sede e per ogni risorsa, in un arco di tempo specifico. Si tratta di dettagli come il numero, la durata e il tipo di prenotazioni (via web, mobile, display, Outlook), l'identificazione dell'utente, il comportamento della riunione (terminata in orario, terminata in anticipo o annullata), ecc.
Si adatta alle esigenze attuali della vostra azienda
myTeam Planner viene in aiuto della nuova realtà dei vostri spazi, dandovi il controllo totale delle risorse e dei servizi per sfruttare la produttività della vostra azienda, offrendo sia al manager che ai dipendenti uno strumento semplice e intuitivo.
Con questo modello di prenotazione delle stanze, potete adattarvi ai modelli di lavoro ibridi di oggi, rendendo più facile la condivisione degli spazi con un solo clic.
