Actuellement, le monde de la vidéoconférence professionnelle a été massifié et directement influencé par la situation que nous vivons avec le fameux COVID19. Une situation qui a rendu nécessaire de chevaucher la ligne entre le travail de bureau et la mise en œuvre du télétravail dans de nombreuses entreprises de notre pays. Ces variantes de travail maintiennent les appels vidéo comme point de rencontre de base, non seulement pour des raisons professionnelles mais aussi pour des raisons personnelles, maintenant ainsi le contact entre collègues.

Les appels vidéo sont un outil de communication largement utilisé dans le monde des affaires. Ils permettent de réunir des groupes d'interlocuteurs d'une manière presque palpable, transformant une réunion en ligne en quelque chose de plus. Quelque chose de beaucoup plus personnel, de plus proche et de plus intéressant pour les participants. Mais c'est un outil que tout le monde ne maîtrise pas. C'est pourquoi nous vous présentons aujourd'hui cinq astuces pour faire passer vos appels vidéo d'entreprise à un autre niveau de communication :

1) Soignez l'éclairage de votre salle pour une vidéoconférence professionnelle.

Le niveau d'éclairage de votre salle de réunion est particulièrement important, tout comme le type de lumière utilisé. L'idéal est d'utiliser la lumière naturelle du soleil pour éclairer la salle et, si possible, de placer cette lumière devant nous, c'est-à-dire derrière notre caméra.

Un projecteur mal placé peut entraîner un mauvais éclairage, avec des ombres ou des éblouissements qui peuvent nuire à la qualité de vos vidéoconférences professionnelles. Si vous ne disposez pas de lumière naturelle dans votre lieu de réunion, une lumière blanche neutre, telle qu'une ampoule fluorescente, peut être la meilleure option.

2. L'importance du plan et de la technologie choisie

Après la période de quarantaine à laquelle nous avons été exposés, la plupart d'entre nous se sont habitués à voir leurs connaissances à travers des écrans, qu'il s'agisse d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un téléphone portable, sous des angles peu flatteurs. Cela ne peut pas se produire lors de vidéoconférences professionnelles. C'est pourquoi il est particulièrement important de bien choisir la prise de vue que nous choisissons pour que nos interlocuteurs nous voient.

C'est à ce stade que la caméra utilisée prend toute son importance. Une simple webcam peut suffire pour un appel vidéo entre amis. Mais si nous recherchons la qualité et la performance à un prix très raisonnable, la meilleure option est d'acheter une webcam externe qui garantit une qualité d'image beaucoup plus claire et nette que la webcam intégrée dans la plupart des ordinateurs. Pour les appels vidéo personnels, Laia recommande sa caméra USB Laia PC Pro : webcam FullHD avec connexion USB 2.0 au PC.

Mais si vous avez une salle de réunion avec plusieurs interlocuteurs sur place. Une webcam n'est pas la meilleure option. Dans ce cas, nous recommandons un terminal PTZ ou ePTZ. Des caméras professionnelles FullHD ou 4K, selon la qualité d'image dont vous avez besoin, avec un champ de vision capable de couvrir l'ensemble de la salle sans avoir à la déplacer.

Dans ce cas, en fonction de la taille de la salle en question, vous aurez besoin d'un type de caméra ou d'un autre. Chez Laia, nous le savons, c'est pourquoi nous distribuons nos caméras en fonction de la taille de la salle à utiliser : petite, moyenne, grande ou salles d'événements.

3. Soignez l'arrière-plan de vos vidéoconférences professionnelles.

Tout comme l'éclairage, l'environnement de la vidéoconférence professionnelle est également un aspect à prendre en compte. Une salle aux couleurs criardes, un arrière-plan peu stable ou avec beaucoup de mouvement (comme une paroi en verre donnant sur les bureaux) peuvent distraire notre récepteur. Un fond plat et neutre, aussi épuré et minimaliste que possible, est idéal pour ce type de vidéoconférence professionnelle. Ce type d'arrière-plan et de décorations permettra à notre destinataire de se concentrer sur ce qui est vraiment important dans l'appel vidéo : nous.

Mais l'arrière-plan et la scène ne sont pas les seuls éléments à prendre en compte. Il s'agit d'un appel vidéo et, même si nous sommes à des kilomètres l'un de l'autre, nous devons tenir compte de notre langage non verbal. Lors d'un appel vidéo, la communication non verbale est aussi importante, sinon plus, que la communication verbale.

Dans la plupart des cas, un simple geste, un regard ou un mouvement involontaire peut signifier bien plus qu'un simple mot. Selon les études du psychologue et chercheur Albert Mehrabian, la communication non verbale peut représenter 93 % de la communication en fonction du contexte dans lequel nous nous trouvons.

4. Organisez vos vidéoconférences professionnelles

C'est l'un des conseils les plus importants à prendre en compte. Il est très important qu'avant chaque appel vidéo, vous écriviez les sujets à discuter ainsi que des notes légères pour nous accompagner ou nous aider pendant notre intervention. Un appel vidéo désorganisé et sans objectif clair nous fera perdre du temps, ainsi qu'aux utilisateurs de la réunion, et donnera une image négative de notre travail.

En outre, il est fortement recommandé de noter tout ce qui a été dit au cours de la réunion. Souvent, il y a tellement de sujets à discuter que le fait de ne pas savoir clairement ce qui a été dit ou les décisions qui ont été prises signifie que beaucoup de ces vidéoconférences professionnelles doivent être répétées ou, au moins, que certains courriels doivent être envoyés pour demander la confirmation des mesures qui ont été discutées. Ce n'est pas du tout souhaitable si nous voulons maximiser l'efficacité et l'efficience sur notre lieu de travail.

5. Ce n'est pas qu'une question d'image

Il est vrai que, comme on dit, "une image vaut mille mots", mais même le mot appel vidéo est composé de deux termes : vidéo et appel. Si l'on omet le premier, on obtient l'appel. Un concept dont on parle peu, mais qui est essentiel pour bien le comprendre. Dans ce cas, des facteurs tels que la décoration de l'environnement ou les matériaux utilisés semblent être fondamentaux pour une bonne acoustique du lieu. bonne acoustique du lieu.

Une bonne acoustique peut être obtenue grâce à des matériaux et des détails tels que des plantes, des tapis ou des plafonds en plâtre. Ces types de matériaux/compléments garantissent que les sons ne se réverbèrent pas dans la pièce, éliminant ainsi l'écho tant redouté et détesté. Un autre élément presque indispensable pour une qualité sonore parfaite lors de vos appels vidéo sont les microphones.

Ce type de compléments sera votre meilleur allié dans les pièces moyennes et grandes où le microphone des caméras (elles sont presque toujours équipées d'un microphone intégré) n'est pas suffisant pour couvrir l'ensemble de la pièce. Chez Laia, nous savons que chaque pièce a des caractéristiques particulières et nécessite donc un équipement spécifique.

Notre gamme audio professionnelle pour les appels vidéo est l'une des plus complètes du marché ; le premier, notre t-Pod WiFi, le complément audio parfait pour tous les types de salles de réunion ; le deuxième, le t-Pod Trio, l'appareil qui réunit le meilleur de trois solutions de communication : mains libres, téléphone VoIP et terminal de vidéoconférence ; le troisième, le t-Pod Beamforming, le terminal de conférence parfait pour les salles de réunion de taille moyenne à grande, avec 12 microphones unidirectionnels internes et la technologie beamforming ; et le t-Pod Air Pro, notre microphone de plafond capable de couvrir 60 m² avec un seul appareil (possibilité de cascader jusqu'à 4 appareils).