Actuellement, le monde de la vidéoconférence professionnelle a été massifié et directement influencé par la situation que nous traversons avec le bien connu COVID19. Une situation qui a nécessité d’être à mi-chemin entre le travail de bureau et la mise en œuvre du télétravail dans de nombreuses entreprises de notre pays. Variantes de travail qui gardent les appels vidéo comme axe de réunion de base, non seulement comme quelque chose de travail, mais aussi personnel, maintenant ainsi le contact entre collègues.

Les appels vidéo sont un outil de communication largement utilisé dans le monde des affaires. Rapprocher des groupes d’interlocuteurs d’une manière presque palpable, transformant une réunion en ligne en quelque chose de plus. Dans quelque chose de beaucoup plus personnel, proche et intéressant pour les participants. Mais c’est un outil que tout le monde ne contrôle pas. C’est pourquoi aujourd’hui, nous vous apportons cinq astuces pour amener vos appels vidéo d’entreprise à un autre niveau de communication :

1. Prenez soin de l’éclairage de votre chambre dans des vidéoconférences professionnelles

Il est particulièrement important non seulement le niveau d’éclairage dans votre salle de réunion, mais aussi le type de lumière utilisé. L’idéal dans ces cas est d’utiliser la lumière naturelle du soleil pour éclairer la pièce et, si possible, que cette source de lumière soit située devant nous, c’est-à-dire derrière notre caméra.

Une ampoule mal placée peut entraîner un éclairage incorrect avec des ombres trop grandes ou des fusées éclairantes qui pourraient affecter la qualité de vos vidéoconférences professionnelles. Si nous n’avons pas de lumière naturelle dans notre lieu de rencontre, une lumière blanche neutre telle que celle d’une lampe fluorescente peut être la meilleure option.

2. L’importance du plan et de la technologie choisie

Après la période de quarantaine à laquelle nous avons dû être exposés, la plupart d’entre nous se sont habitués à voir nos connaissances à travers les écrans, que ce soit l’ordinateur, la tablette ou le mobile, à des angles pas trop flatteurs. Cela ne peut pas se produire dans les vidéoconférences professionnelles. C’est pourquoi le cliché que nous choisissons pour que nos interlocuteurs nous voient est particulièrement important.

C’est à ce stade que la caméra utilisée devient particulièrement importante. Une simple webcam peut être utilisée pour un appel vidéo entre amis. Mais si ce que nous voulons, c’est de la qualité et des fonctionnalités à un prix très modéré, la meilleure option serait d’acheter une webcam externe qui assure une qualité d’image beaucoup plus claire et plus nette que la webcam incorporée dans la plupart des ordinateurs. Pour les appels vidéo personnels, Laia recommande votre caméra USB Laia PC Pro : Webcam FullHD avec connexion USB 2.0 PC.

Mais ce que vous avez, c’est une salle de réunion avec plusieurs interlocuteurs sur les lieux. Une webcam n’est pas la meilleure option. Dans ce cas, nous recommandons un terminal PTZ ou ePTZ. Caméras professionnelles FullHD ou 4K, en fonction de la qualité d’image dont vous avez besoin, avec un champ de vision capable de couvrir toute la pièce sans avoir à la déplacer.

Dans ce cas, en fonction de la taille de la pièce en question, vous aurez besoin d’un type de caméra ou d’un autre. Chez Laia, nous le savons, c’est pourquoi nous distribuons nos caméras en fonction de la taille de la pièce à utiliser : petites, moyennes, grandes ou salles d’événements.

3. Prenez soin de l’arrière-plan de vos vidéoconférences professionnelles

Comme l’éclairage, l’environnement de la vidéoconférence professionnelle est également un aspect à considérer. Une pièce avec des couleurs stridentes ou avec un fond instable ou avec beaucoup de mouvement (comme une fenêtre en verre qui donne lieu à des bureaux) peut distraire notre récepteur. Un fond plat et neutre, aussi propre et minimaliste que possible, est idéal pour ce type de vidéoconférence professionnelle. Ce type d’arrière-plans et de décorations fera en sorte que notre récepteur se concentrera sur ce qui est vraiment important à propos de l’appel vidéo : nous.

Mais l’arrière-plan et la scène ne sont pas les seules choses dont nous devons nous occuper. Il s’agit d’un appel vidéo, donc, bien que nous soyons séparés par des kilomètres l’un de l’autre, nous devons prendre en compte notre langage non verbal. Dans un appel vidéo, la communication non verbale est tout aussi importante, sinon plus, que la communication verbale.

Dans la plupart des cas, un simple geste, un regard ou un mouvement involontaire peut signifier beaucoup plus qu’un simple mot. Selon des études du psychologue et chercheur Albert Mehrabian, la communication non verbale peut représenter 93% de la communication en fonction du contexte dans lequel nous nous trouvons.

4. Organisez vos vidéoconférences professionnelles

C’est l’un des conseils les plus importants et que vous devriez prendre en compte. Il est très important qu’avant chaque appel vidéo, les sujets à discuter soient écrits ainsi que de légères notes qui nous accompagnent ou nous aident lors de notre intervention. Un appel vidéo désorganisé sans objectif clair nous fera perdre notre temps et celui des utilisateurs de la rencontre donnant une vision désastreuse de notre travail.

En outre, une pratique fortement recommandée est d’écrire tout ce qui a été dit pendant la réunion. Il y a souvent tellement de sujets à discuter que le fait de ne pas être clair sur ce qui a été dit ou sur les décisions qui ont été prises signifie que bon nombre de ces vidéoconférences professionnelles doivent être répétées ou, du moins, certains courriels doivent être envoyés demandant la confirmation des mesures discutées. Une pratique qui n’est pas du tout recommandée si ce que nous avons l’intention de maximiser l’efficacité et l’efficience dans notre milieu de travail.

5. Ne laissez pas tout être sur l’image

Il est vrai que, comme on dit, « une image vaut mille mots », mais même le mot appel vidéo est composé de deux termes : vidéo et appel. Si nous ignorons le premier de ces facteurs, nous avons l’appel. Un concept dont on parle peu mais qui est crucial pour une bonne compréhension. Dans ce cas, des facteurs tels que la décoration de l’environnement ou les matériaux utilisés semblent être des pièces fondamentales pour une bonne acoustique du lieu.

Nous pouvons obtenir une bonne acoustique avec des matériaux et des détails tels que des plantes, des tapis ou des plafonds en plâtre. Ce type de matériau / accessoires garantit que les sons ne résonnent pas dans la pièce, éliminant ainsi l’écho redouté et détesté. Un autre élément presque indispensable pour obtenir une qualité sonore parfaite lors de vos appels vidéo sont les microphones.

Ce type d’accessoires sera votre meilleur allié dans les pièces moyennes et grandes où le microphone des caméras (elles sont presque toujours équipées d’une caméra intégrée) ne suffit pas à couvrir toute la pièce. Chez Laia, nous savons que chaque pièce a des caractéristiques particulières et c’est pourquoi elle nécessite un équipement spécial.

Notre gamme d’audio professionnel pour les appels vidéo semble être l’une des plus complètes sur le marché ; le premier, notre t-Pod WiFi, le complément audio parfait pour tous les types de salles de réunion ; le second, t-Pod Trio, l’appareil qui réunit le meilleur des trois solutions de communication : mains libres, téléphone VoIP et un terminal de vidéoconférence ; le troisième, t-Pod Beamforming, le terminal de conférence parfait pour les salles de réunion moyennes et grandes avec un éventail de 12 microphones unidirectionnels internes et une technologie de formation de faisceau ; et le t-Pod Air Pro, notre microphone de plafond capable de couvrir 60 m² avec un seul appareil (possibilité de cascade jusqu’à 4 appareils).