Equipo de videoconferencia para sala de reuniones: cuál elegir

Equipo de videoconferencia para sala de reuniones: cuál elegir

Con independencia del tamaño de la sala, su configuración y los equipos audiovisuales instalados en ella, las reuniones han de ser lo más productivas posibles y con el menor número de inconvenientes técnicos. Por eso, si estás buscando un equipo de videoconferencia para sala de reuniones, te recomendamos cuál elegir para que las videoconferencias discurran de forma fluida, sin fallos ni retrasos.

BYOD y BYOM

Los conceptos de BYOD (Bring Your Own Device) y BYOM (Bring Your Own Meeting) se han popularizado mucho en los últimos años, ya que permiten realizar videoconferencias desde cualquier dispositivo (BYOD) y con cualquier sistema de videoconferencia (BYOM). De esta forma, el usuario se convierte en el elemento principal de las reuniones, al contrario que otras soluciones en las que la pieza principal es la propia sala de reuniones o la tecnología.

Tipos de salas de reuniones

Hoy en día se suelen distinguir 3 tipos de configuraciones de salas:

I. Salas de reuniones sin equipar

Equipo de videoconferencia para sala de reuniones sin equipar | LAIA

Estas salas son aquellas que no cuentan con unos recursos tecnológicos previamente instalados. Por ello, se debe estudiar su tamaño, el aforo con el que cuenta y el uso que se le da antes de instalar un equipo de videoconferencia para sala de reuniones.

II. Salas de reuniones equipadas con cable

Equipo de videoconferencia para sala de reuniones equipada con cables | LAIA

Este tipo de configuración es la más común, ya que la mayoría de las salas de reuniones tienen instaladas una pantalla, una cámara y un sistema de audio. Y para poder utilizar la pantalla es necesario conectarse a ella a través de un cable.

III. Salas de reuniones con equipamiento fijo

Equipo de videoconferencia para sala de reuniones con equipamiento fijo, cámara y micrófono | LAIA
Equipo de videoconferencia para sala de reuniones con equipamiento fijo, cámara, micrófono y cables | LAIA

Algunas salas de reuniones tienen un sistema de configuración fijo, como puede ser una sala de Microsoft Teams. 

Problemas de las salas de reuniones con equipamientos fijos

Las salas de reuniones con equipamientos fijos pueden ocasionar algunos inconvenientes a sus usuarios.

  • Configuraciones predeterminadas

Al equipar una sala de reuniones, es fundamental buscar la facilidad de uso para sus usuarios. Por ello, si la sala tiene una configuración predeterminada diferente a la que tienen los usuarios, es más difícil que se sientan cómodos utilizándola y aumentarán las incidencias de uso.

  • Problemas con los cables

Los cables siempre van a ser un aspecto muy negativo desde el punto de usuario. Nunca se sabe qué cable utilizar, qué conector se necesita, dónde va cada cable… Además, sólo hay un cable en la sala, por lo que solo un usuario lo puede utilizar.

  • Cómo compartir contenido

– Si la reunión es presencial y la sala tiene una pantalla interactiva, solo se puede compartir la pantalla con un cable, por lo que, si hay diversos usuarios, no todos puede compartir. La solución que estos usuarios utilizan es apoyarse en una videoconferencia, pero no es ni lo más optimo ni lo correcto.

– Compartir contenido durante una videollamada. Aunque en la pantalla de la sala se esté compartiendo, esto no quiere decir que en la videollamada también se esté compartiendo.

– Cuando se quiere compartir contenido a través de un dispositivo móvil los cables de la sala no se pueden utilizar para hacerlo.

  • Reuniones no planificadas

Cuando una reunión no está planificada ni programada, el tiempo de preparación de la misma aumenta, ya que se debe programar en el momento y suelen surgir problemas de falta de equipos técnicos (cables, sistemas de videoconferencia…)

Beneficios de las salas BYOD

Las salas BYOD permiten a los usuarios utilizar tanto la configuración que prefieran en cada momento, como cualquier plataforma de videoconferencia.

Hay dos tipos de salas BYOD:

  • salas BYOM con cable: en ellas se necesita un cable HDMI para poder compartir el contenido
  • salas BYOM inalámbricas: no se necesita ningún cable para conectarse a los recursos de la sala (como pantallas, cámaras, altavoces, micrófonos…)
Equipo videoconferencia sala reuniones | LAIA

Equipo de videoconferencia para sala de reuniones

Cualquier sistema de videoconferencia consta de tres elementos: audio, vídeo y un ordenador para ejecutar la plataforma de videoconferencia. Hoy en día, para que las reuniones sean eficientes, la configuración de la sala debe permitir que los asistentes a la reunión usen sus propios dispositivos (BYOD), con sus propias plataformas de videoconferencia (BYOM), en lugar de disponer de ordenadores dedicados.

Aun así, eso no es suficiente, ya que si los usuarios llegan a la sala y se tienen que poner a buscar cables para conectarse a la cámara o para compartir su pantalla con la pantalla principal de la sala, se pierde mucho tiempo y se genera estrés y frustración, porque nunca se sabe cuál es el cable correcto.

Por eso, el siguiente paso a la hora de instalar un equipo de videoconferencia para salas de reuniones es asegurarse de completarlo con un sistema de compartición inalámbrica, que va a permitir que los usuarios se conecten sin cables a todos los dispositivos periféricos instalados en la sala (como pantallas, cámaras, altavoces, micrófonos…). Así, los usuarios pueden compartir pantalla o participar en las videollamadas desde sus propios equipos sin conectar ningún cable, usando los recursos de la sala y aprovechando todas sus funcionalidades.

myTeam Sharer es el sistema de compartición inalámbrica de Laia, que convierte cualquier sala de videoconferencia en una sala inalámbrica. Si necesitas ayuda para configurar un equipo de videoconferencia para una o varios espacios de reuniones, contacta con nosotros y te aconsejaremos la configuración que mejor se adapte a vuestras necesidades.   

 

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