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Cinco trucos para realizar tus videoconferencias profesionales

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Actualmente, el mundo de las videollamadas profesionales se ha visto masificado e influido directamente por la situación que atravesamos con el ya conocido COVID19. Una situación que ha requerido estar a caballo entre el trabajo en oficina y la implantación del teletrabajo en muchas empresas de nuestro país. Unas variantes laborales que tienen mantienen a las videollamadas como su eje básico de reunión, ya no sólo como algo laboral, sino también personal, manteniendo así el contacto entre compañeros.

Las videollamadas son una herramienta de comunicación muy usada en el mundo empresarial. Acercando de manera casi palpable a grupos de interlocutores convirtiendo una reunión online en algo más. En algo mucho más personal, cercano e interesante para los asistentes. Pero es una herramienta que no todo el mundo controla. Por eso hoy os traemos cinco trucos para llevar tus videollamadas corporativas a otro nivel comunicativo:

1. Cuida la iluminación de tu sala

Es especialmente importante ya no sólo el nivel de la iluminación de tu sala de reuniones, sino también el tipo de luz usada. Lo ideal en estos casos es usar la luz natural del sol para iluminar la sala y, a poder ser, que este foco de luz se sitúe frente a nosotros, es decir, detrás de nuestra cámara. Un foco de luz mal situado puede llevarnos a una iluminación incorrecta con sombras demasiado grandes o destellos que podrían afectar la calidad de la videollamada. Si no disponemos de luz natural en nuestro lugar de reuniones, una luz blanca y neutra como la de un fluorescente puede ser la mejor opción.

 

2. La importancia del plano y la tecnología escogida

Tras el periodo de cuarentena al que nos hemos tenido que ver expuestos, la mayoría de nosotros nos hemos acostumbrado a ver a nuestros conocidos a través de pantallas, ya sea la del ordenador, Tablet o móvil, en ángulos no demasiado favorecedores. Esto no puede ocurrir en una videollamada profesional. Es por esto que cobra especial importancia el plano que escojamos para que nuestros interlocutores nos vean.

Es en este punto cuando cobra especial importancia la cámara usada. Una simple webcam puede valer para una videollamada entre amigos. Pero si lo que queremos es calidad y prestaciones a un precio muy comedido la mejor opción sería la de comprarse una webcam externa que nos asegure una calidad de imagen mucho más clara y nítida que la webcam incorporada en la mayoría de ordenadores. Para videollamadas personales Laia recomienda su cámara USB Laia PC Pro: cámara web en FullHD con USB 2.0 de conexión a PC.

Pero si lo que tienes es una sala de reuniones con varios interlocutores en la escena. Una cámara web no es la mejor opción. En este caso nosotros recomendamos un terminal PTZ o ePTZ. Cámaras profesionales FullHD o 4K, depende de la calidad de imagen que necesites, con un campo de visión capaz de cubrir toda la sala sin tener que estar moviendo la misma. En este caso, dependiendo del tamaño de la sala en cuestión te hará falta un tipo u otro de cámara. En Laia lo sabemos, por eso distribuimos nuestras cámaras según el tamaño de sala a usar: pequeña, mediana, grande o salones de eventos.

 

3. Cuida el fondo y tus formas

Al igual que la iluminación, el entorno de la videollamada también es un aspecto a tener en cuenta. Una sala con colores estridentes o con un fondo poco estable o con mucho movimiento (como una cristalera que dé lugar a las oficinas) puede distraer a nuestro receptor. Un fondo plano, neutro y lo más limpio y minimalista posible es lo ideal en este tipo de videollamadas profesionales. Este tipo de fondos y decoraciones hará que nuestro receptor se centre en lo verdaderamente importante de la videollamada: nosotros.

Pero el fondo y la escena no es lo único que tenemos que cuidar. Es una videollamada por lo que, a pesar de estar separados a kilómetros de distancia debemos de tener muy en cuenta nuestro lenguaje no verbal. En una videollamada la comunicación no verbal es tan importante, o más, como la verbal. En la mayoría de las ocasiones, un simple gesto, una mirada o un movimiento involuntario puede significar mucho más que una simple palabra. Según estudios del psicólogo e investigador Albert Mehrabian, la comunicación no verbal puede llegar a ser un 93% de la comunicación dependiendo del contexto en el que nos encontremos.

 

4. Ten organizada tu videollamada

Este es uno de los tips más importantes y que debes de tener especial en cuenta. Es muy importante que antes de cada videollamada se apunten los temas a tratar así como ligeros apuntes que acompañen o nos ayuden durante nuestra intervención. Una videollamada desorganizada sin un objetivo claro hará que perdamos nuestro tiempo y el de los usuarios de la reunión dando una visión nefasta de nuestro trabajo.

Además, una práctica muy recomendable es la de apuntar todo lo dicho durante la reunión. Muchas veces son tantos los temas a tratar que no tener claro lo que se ha dicho o las decisiones que se han tomado ocasiona que muchas de estas videollamadas deban repetirse o, por lo menos, haya que enviar algunos correos pidiendo confirmación a las medidas tratadas. Una práctica para nada recomendable si lo que pretendemos es maximizar la eficacia y eficiencia en nuestro puesto laboral.

 

5. Que no todo sea la imagen

Sí es cierto que, como se suele decir, “una imagen vale más que mil palabras”, pero incluso la palabra videollamada se compone de dos términos: video y llamada. Si obviamos el primero de estos factores tenemos la llamada. Un concepto del que se habla poco pero que es crucial para un buen entendimiento. En este caso, factores como la decoración del entorno o los materiales usados se antojan como piezas fundamentales para una buena acústica del lugar.

Podemos conseguir una buena acústica con materiales y detalles como plantas, alfombras o techos de escayola. Este tipo de materiales/complementos consiguen que los sonidos no reverberen en la habitación, eliminando así el temido y odiado eco. Otro elemento casi indispensable para conseguir una calidad de sonido perfecta durante tus videollamadas son los micrófonos. Este tipo de complementos serán tu mejor aliado en salas medianas y grandes donde el micrófono de las cámaras (casi siempre vienen con uno integrado) no sea suficiente para cubrir toda la sala. En Laia sabemos que cada sala tiene características especiales y por eso requiere de equipos especiales. Nuestra gama de audio profesional para videollamadas se antoja como una de las más completas del mercado; el primero, nuestro t-Pod WiFi, el complemento de audio perfecto para todo tipo de salas de reuniones; el segundo, t-Pod Trio, el dispositivo que reúne lo mejor de tres soluciones de comunicación: manos libres, teléfono VoIP  y un terminal de videoconferencia; el tercero, t-Pod Beamforming, el terminal de conferencias perfecto para salas de reuniones medianas y grandes con matriz de 12 micrófonos unidireccionales internos y con tecnología beamforming; y el t-Pod Air Pro, nuestro micrófono de techo capaz de cubrir 60 m² con un solo dispositivo (posibilidad de conexión en cascada hasta 4 dispositivos).

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